Een offerte schrijven kost gemiddeld 45 tot 90 minuten, en voor de meeste ondernemers is het een klusje dat blijft hangen. ChatGPT kan dat versnellen — maar alleen als je ‘m goed instelt. Een ruwe vraag als “schrijf een offerte voor klant X” levert generieke tekst op die niet klinkt als jouw bedrijf en die je alsnog moet herschrijven. Met een ChatGPT-Project en een prompt-template van vijf zinnen krijg je een offerte die wél leesbaar, gepersonaliseerd én feitelijk klopt. Dit is precies hoe je ‘m eenmalig opzet.
💡 Beginner-tip: Doe deze setup één keer goed, en je profiteert er de volgende honderd offertes van. Reken op een uur voor de eerste opzet — daarna kost elke nieuwe offerte tien minuten in plaats van een uur.
Stap 1: Maak een ChatGPT-Project aan
Open ChatGPT in je browser of in de app. Klik in de linker zijbalk op Projects en daarna op + New project. Geef het een naam als “Offertes [jouw bedrijfsnaam]” en kies een herkenbare kleur. Projects bundelen al je offerte-gesprekken in één werkruimte met gedeelde instructies en bestanden — sinds september 2025 beschikbaar in de gratis versie, met 5 bestanden per project (Bron: OpenAI Help Center).
Stap 2: Upload je context-bestanden
Klik in het project op Add files en upload deze drie bestanden:
- Twee eerdere offertes die je goed vond. ChatGPT pikt hieruit jouw toon, opbouw en typische voorwaarden.
- Je tarievenlijst of pakketten. Uurtarieven, dagtarieven, pakketprijzen, kortingsstaffels — wat van toepassing is. Geen tarieven aanleveren is de #1 reden dat AI-offertes met verzonnen bedragen komen.
- Je algemene voorwaarden of een korte samenvatting daarvan. Eén alinea per: betalingstermijn, geldigheidsduur offerte, BTW-behandeling, wat wel/niet inbegrepen is.
Voor wie de tarieven liever niet in een bestand zet: plak ze gewoon in de project-instructies (volgende stap). Dat werkt net zo goed.
Stap 3: Schrijf eenmalig de project-instructies
Klik op Instructions binnen het project en plak deze template, met jouw waarden:
Je helpt mij offertes schrijven voor [jouw bedrijfsnaam, branche]. Mijn klanten zijn meestal [type klanten — bv. MKB-bedrijven in de bouw, ZZP-coaches, marketingbureaus]. Toon: zakelijk, vriendelijk, helder, geen jargon. Schrijf in de jij-vorm tenzij de aanvraag formeel is — gebruik dan u. Gebruik altijd mijn tarieven uit het bijgevoegde tarievenbestand; verzin nooit zelf prijzen. Elke offerte heeft deze opbouw: (1) korte begroeting met samenvatting van hun vraag, (2) wat we leveren (deliverables in bullets), (3) wat we niet leveren (helder, voorkomt scope-creep), (4) investering met BTW-aanduiding, (5) doorlooptijd, (6) geldigheidsduur en akkoord-knop. Sluit af met één concrete vervolgstap.
Pas de details aan op jouw situatie. Deze instructies blijven actief voor élk gesprek in dit project.
Stap 4: De prompt voor een nieuwe offerte
Open binnen het project een nieuw gesprek en plak deze prompt, met jouw klantcontext:
Klant: [naam + bedrijf]. Aanvraag (geplakt uit hun e-mail): “[plak hier de vraag van de klant]”. Scope zoals ik ‘m zie: [korte beschrijving in 2-3 zinnen]. Tarief: [pakketprijs of uurprijs × uren]. Geschatte doorlooptijd: [X weken]. Eerst: vat samen wat je hebt begrepen en benoem aannames die ik moet bevestigen. Schrijf nog GEEN offerte. Wacht op mijn ‘akkoord’.
Die laatste regel is de hele truc. ChatGPT spuugt nu eerst een samenvatting uit. Als er een aanname mis is — verkeerde scope, verkeerde prijs, verkeerd contactpersoon — corrigeer je het in dertig seconden. Pas daarna typ je “akkoord, schrijf de offerte uit” en krijg je een complete, leesbare tekst die je in Word of Google Docs plakt voor de laatste check.
Stap 5: Bouw één keer per maand je template uit
Elke keer dat je een offerte handmatig moest herwerken — andere toon, vergeten clausule, verkeerd format — voeg je dat als regel toe aan je project-instructies. Na drie maanden is je template zo scherp dat ChatGPT in één keer 95% goed levert. Dat is het kantelpunt waarop een uur écht tien minuten wordt.
Voor wie offerte-werk wil koppelen aan factuur-werk en boekhouding: lees onze vijf MKB-kansen rond AI op het zusterdomein voor het bredere plaatje.
Checklist: ben je klaar?
- ChatGPT-Project aangemaakt met heldere naam
- Twee voorbeeld-offertes geüpload als toon-referentie
- Tarievenlijst geüpload of in instructies geplakt
- Algemene voorwaarden samengevat in instructies
- Eerste offerte getest met de “vat eerst samen, schrijf nog geen offerte”-stap
- Data controls gecheckt: training-gebruik uit (Settings → Data controls)
- Voor één type aanvraag (bv. eerste consult-offerte) heb je nu een herhaalbare workflow